Politique de confidentialité

Agence Automatisation Axel

Dernière mise à jour : 13 octobre 2026

L'Agence Automatisation Axel (« Axel », « nous », « notre ») s'engage à protéger les renseignements personnels qu'elle recueille, utilise et communique dans le cadre de ses activités, incluant la Boîte Vocale Intelligente, la réceptionniste IA, la Messagerie 360, le Comptoir Web, la gestion de fiches Google Business Profile, les systèmes CRM, les sites web et les campagnes publicitaires (les « Services »).

La présente Politique de confidentialité (la « Politique ») est rédigée conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec), telle que modifiée par la Loi 25. Elle explique quels renseignements nous recueillons, pourquoi, comment nous les protégeons, avec qui nous les partageons et quels sont vos droits.

Cette Politique s'applique à trois catégories de personnes :

nos Clients : les entreprises qui souscrivent à nos Services;
les Appelants : les clients et prospects de nos Clients qui interagissent avec la Boîte Vocale Intelligente, la réceptionniste IA ou nos autres systèmes;
les Prospects d'Axel : les entreprises, et leurs propriétaires, que nous contactons pour leur présenter nos Services.

1. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi 25, Axel a désigné la personne suivante comme responsable de la protection des renseignements personnels :

Frederick David Ettedgui Président et responsable de la protection des renseignements personnels Agence Automatisation Axel Courriel : data@aaaxel.com

Le responsable veille au respect de la présente Politique, traite les demandes d'accès, de rectification et de retrait, reçoit les plaintes et gère tout incident de confidentialité.

2. Renseignements que nous recueillons

2.1 Renseignements sur nos Clients

Nom de l'entreprise, nom et coordonnées des personnes-ressources, adresse;
Informations de facturation limitées (montant, statut et historique de paiement). Nous ne conservons jamais les données complètes de carte de crédit : celles-ci sont traitées exclusivement par notre fournisseur de paiement certifié (Stripe);
Informations opérationnelles fournies lors de l'appel découverte et de l'intégration (heures d'ouverture, services offerts, processus internes, accès aux comptes Google Business Profile, CRM, site web et réseaux sociaux).

2.2 Renseignements sur les Appelants

Lorsqu'une personne communique avec la Boîte Vocale Intelligente ou la réceptionniste IA d'un Client, nous pouvons recueillir, au nom de ce Client :

son nom, son numéro de téléphone et toute information qu'elle transmet volontairement pendant l'appel ou l'échange de messages (nature de la demande, adresse, disponibilités, adresse courriel);
un enregistrement audio et une transcription de l'appel;
des métadonnées techniques (date, heure, durée, numéro composé).

Au début de chaque appel, l'Appelant est informé qu'il s'adresse à une assistante virtuelle et que l'appel peut être enregistré et transcrit afin de traiter sa demande. L'Appelant qui ne souhaite pas poursuivre peut raccrocher ou demander à laisser un message.

Ces renseignements sont recueillis au nom et pour le compte du Client, qui demeure responsable de ses propres données clients. Axel agit uniquement à titre de fournisseur de services (voir la section 5).

2.3 Renseignements sur les Prospects d'Axel

Pour trouver de nouvelles entreprises susceptibles de bénéficier de nos Services, nous utilisons des outils de génération de prospects développés à l'interne. Ces outils recueillent uniquement des renseignements d'affaires publiés publiquement, principalement à partir des sources suivantes :

les fiches d'entreprise publiques de Google (Google Maps et Google Business Profile);
le registre public des titulaires de licence de la Régie du bâtiment du Québec (RBQ);
les sites web publics des entreprises.

Les renseignements recueillis se limitent à : nom de l'entreprise, nom du propriétaire lorsqu'il est publié, numéro de téléphone et adresse courriel d'affaires publiés, adresse d'affaires, secteur d'activité, numéro de licence RBQ, ainsi que des indicateurs publics comme le nombre d'avis Google, la note moyenne et la présence d'un site web.

Pour chaque numéro de téléphone, nous conservons la source publique et la date à laquelle il a été consulté.

Lorsque l'entreprise est exploitée par un travailleur autonome ou une entreprise individuelle, certains de ces renseignements peuvent constituer des renseignements personnels. Nous les traitons alors avec les mêmes mesures de protection que tout autre renseignement personnel.

Nous ne recueillons aucun renseignement personnel sensible sur nos Prospects (renseignements financiers, de santé ou d'identité personnelle). Nous n'achetons ni ne vendons de listes de prospects.

2.4 Renseignements techniques (sites web)

Lorsqu'Axel héberge ou gère un site web, des données de navigation standards peuvent être recueillies (adresse IP, type de navigateur, pages visitées), notamment au moyen de témoins (cookies), à des fins d'analyse et de fonctionnement du site.

3. Finalités de la collecte

Nous utilisons les renseignements recueillis uniquement pour :

fournir, configurer et améliorer les Services;
transmettre au Client des résumés d'appels et de messages (courriel, texto ou outil convenu);
prendre des rendez-vous et répondre aux demandes des Appelants au nom du Client;
assurer la facturation et le soutien aux Clients;
optimiser la fiche Google Business Profile, le CRM et le site web du Client;
exécuter des campagnes publicitaires au nom du Client, lorsque ce service est souscrit;
communiquer avec nos Prospects par téléphone, texto ou courriel afin de leur présenter nos Services;
respecter nos obligations légales et fiscales.

Nous ne vendons jamais de renseignements personnels. Nous n'utilisons pas les renseignements des Appelants à nos propres fins commerciales, en dehors du mandat confié par le Client.

Aucune décision ayant un effet important sur une personne n'est prise exclusivement à partir d'un traitement automatisé de ses renseignements personnels.

4. Consentement et retrait

En nous transmettant des renseignements, ou en poursuivant un appel après avoir été informé de l'enregistrement, vous consentez à leur utilisation aux fins décrites dans la présente Politique.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve de nos obligations légales ou contractuelles.

Prospects d'Axel : chaque texto que nous envoyons indique l'identité de l'expéditeur et permet de répondre « STOP » pour ne plus recevoir de messages. Vous pouvez aussi demander en tout temps à être retiré de nos listes de prospection en écrivant à allo@aaaxel.com. Votre demande est traitée sans frais dans un délai de 10 jours ouvrables : vos coordonnées sont retirées de nos listes actives et ajoutées à notre liste interne d'exclusion afin que vous ne soyez plus contacté.

5. Axel à titre de fournisseur de services

Lorsque nous traitons des renseignements sur les Appelants pour le compte d'un Client, le Client demeure la personne responsable de ces renseignements au sens de la loi. Axel agit à titre de fournisseur de services.

Conformément à l'article 18.3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, notre Entente de services avec chaque Client prévoit notamment que :

les renseignements sont utilisés uniquement pour fournir les Services convenus;
Axel ne conserve pas les renseignements après la fin du mandat, sauf obligation légale;
Axel met en place des mesures de sécurité appropriées;
Axel avise le Client sans délai de tout incident de confidentialité;
le Client peut vérifier le respect de ces engagements.

Les Appelants qui souhaitent exercer leurs droits peuvent s'adresser directement à l'entreprise qu'ils ont appelée, ou nous écrire et nous transmettrons leur demande au Client concerné.

6. Partage des renseignements

Nous pouvons partager des renseignements avec :

le Client concerné, pour les renseignements recueillis auprès de ses Appelants;
nos fournisseurs de services technologiques, dans la seule mesure nécessaire à la prestation des Services, notamment :
- Vapi (agents vocaux et réceptionniste IA);
- Twilio (téléphonie, textos et vérification du type de ligne);
- des fournisseurs de modèles d'intelligence artificielle utilisés par ces plateformes pour comprendre et répondre aux appels;
- Make (automatisation des processus);
- Pipedrive (gestion de la relation client);
- Stripe (traitement des paiements, certifié PCI-DSS);
- Lovable et nos fournisseurs d'hébergement web et infonuagique;
- Google (Google Business Profile), Meta (Facebook et Instagram) et LinkedIn, dans le cadre des services de fiches et de campagnes publicitaires, le cas échéant.

Chacun de ces fournisseurs est tenu contractuellement de protéger les renseignements qui lui sont confiés et de ne les utiliser qu'aux fins convenues.

Nous pouvons également communiquer des renseignements si la loi l'exige, ou dans le cadre d'une transaction commerciale (fusion, acquisition, vente d'actifs), selon les conditions prévues par la loi.

7. Communication de renseignements à l'extérieur du Québec

Plusieurs de nos fournisseurs hébergent ou traitent des renseignements à l'extérieur du Québec, principalement aux États-Unis et dans l'Union européenne.

Avant toute communication de renseignements personnels à l'extérieur du Québec, Axel réalise une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP), comme l'exige l'article 17 de la loi. Cette évaluation tient compte de la sensibilité des renseignements, des fins de leur utilisation, des mesures de protection contractuelles et techniques offertes par le fournisseur et du régime juridique applicable. Nous ne communiquons des renseignements que si l'évaluation démontre qu'ils bénéficieront d'une protection adéquate. Ces évaluations sont revues lors de l'ajout ou du changement d'un fournisseur.

8. Conservation et destruction

Nous conservons les renseignements personnels uniquement pendant la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis :

Clients : pendant la durée de l'abonnement, puis pour la période requise par nos obligations fiscales et légales (généralement 6 ans pour les dossiers de facturation);
Appelants : enregistrements et transcriptions conservés selon la période définie avec le Client, au maximum 12 mois, puis supprimés ou anonymisés;
Prospects d'Axel : au maximum 24 mois sans interaction, puis supprimés. Les demandes de retrait sont conservées dans notre liste d'exclusion afin de respecter votre choix.

À la fin de la période de conservation, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés.

9. Sécurité

Nous mettons en place des mesures de sécurité administratives, techniques et physiques raisonnables pour protéger les renseignements personnels contre l'accès, l'utilisation, la communication ou la perte non autorisés, notamment : accès restreint aux seules personnes qui en ont besoin, authentification à deux facteurs sur nos comptes, chiffrement des communications et choix de fournisseurs reconnus.

Aucun système n'étant infaillible, nous ne pouvons garantir une sécurité absolue.

10. Incidents de confidentialité

Axel tient un registre des incidents de confidentialité. En cas d'incident présentant un risque de préjudice sérieux, nous prenons rapidement les mesures pour en limiter les conséquences, et nous avisons la Commission d'accès à l'information du Québec ainsi que les personnes concernées, comme l'exige la loi. Lorsque l'incident touche des renseignements traités pour un Client, nous avisons ce Client sans délai.

11. Vos droits

Toute personne concernée par des renseignements personnels que nous détenons dispose des droits suivants :

droit d'être informée des renseignements que nous détenons à son sujet et d'y accéder;
droit de faire rectifier des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques;
droit de retirer son consentement, sous réserve de nos obligations légales ou contractuelles;
droit de demander la cessation de la diffusion ou la désindexation de ses renseignements, dans les cas prévus par la loi;
droit à la portabilité de ses renseignements informatisés, dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Pour exercer l'un de ces droits, écrivez à notre responsable de la protection des renseignements personnels à data@aaaxel.com. Nous répondrons dans un délai de 30 jours suivant la réception de votre demande.

12. Plaintes

Si vous êtes insatisfait de la façon dont nous traitons vos renseignements personnels, écrivez à data@aaaxel.com. Votre plainte sera examinée par notre responsable, qui vous répondra par écrit dans un délai de 30 jours.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec (www.cai.gouv.qc.ca).

13. Témoins (cookies)

Les sites web gérés par Axel peuvent utiliser des témoins pour améliorer l'expérience de navigation et recueillir des statistiques d'utilisation. Vous pouvez désactiver les témoins dans les paramètres de votre navigateur, ce qui peut limiter certaines fonctionnalités du site.

14. Modifications de la présente Politique

Nous pouvons modifier cette Politique en tout temps. Toute modification est publiée sur cette page avec une date de mise à jour révisée. En cas de changement important, nous en informerons nos Clients par courriel.

15. Contact

Questions sur la présente Politique, exercice de vos droits ou plaintes : Frederick David Ettedgui, Président et responsable de la protection des renseignements personnels data@aaaxel.com

Retrait des listes de prospection : allo@aaaxel.com

Cette Politique de confidentialité doit être lue conjointement avec notre Entente de services.